Elektronisko dokumentu nodošana

Lai varētu uzsākt elektronisko dokumentu nodošanu:

• jābūt apstiprinātai fonda uzziņu sistēmai: arhīviskā apraksta shēmai, fonda un lietu aprakstiem.
• jābūt izveidotām elektronisko dokumentu nodošanas pakotnēm (SIP).
• jābūt noslēgtam līgumam Līguma forma pieejama šeit.

Saziņai par konsultācijām tehniskos jautājumos par elektronisko dokumentu saglabāšanu un nodošanu valsts glabāšanā:

SIP pakotnes ir veidojamas vienkāršotā kārtībā - pakotne sastāv no nododamajām datnēm un to reģistra (dokumentu reģistrācijas žurnāla ar datņu nosaukumiem) izklājlapās (pie.MS EXCEL) vai  .XML formātā.

Nododamo dokumentu mapes tiek ievietotas ZIP arhīvā, kuram aprēķina kontrolsummu ("hash" algoritms SHA1, SHA256 vai SHA512 pēc izvēles).

Datu bāzu datu nodošanai valsts glabāšanā nav atšķirības no pārējo elektronisko dokumentu nodošanas procedūras.

No datu bāzes tiek eksportēti dati .CSV, .XML vai .SIARD2 formātos.

Lai varētu izmantot nodotos elektroniskos dokumentus:

1. Jābūt iesniegtam pieteikumam par Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas (VVAIS) Iestāžu portāla izmantošanu. Sīkāka informācija šeit .
2. Lietotājs Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā (VVAIS) meklē nepieciešamo informāciju. Meklēt var fondu, lietu, dokumentu līmenī pēc nosaukuma, datējuma, uzziņu koda, dokumenta autora u.c. kritērijiem.