Lai nodrošinātu institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldības organizāciju, iekšējo uzraudzību un kontroli, institūcijas vadītājs norīko par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās personas un nosaka to pienākumus.
Atbildīgās personas norīko arī par tādu dokumentu un arhīvu pārvaldību, kam ir noteikta ierobežota pieejamība.
Atbilstoši katras institūcijas individuālajam vajadzībām, tās lielumam, darbu apjomiem un darbība specifikai var būt gan viena atbildīgā persona, kas atbild par vispārpieejamu un ierobežotas pieejamības dokumentu un arhīvu pārvaldību, gan tās var būt dažādas personas.
Katrai atbildīgajai personai ir jānosaka tās pienākumi un atbildība (tas var būt noteikts rīkojumos, amata aprakstos, iekšējos noteikumos, kārtībās).
Ja institūcijas vadītājs par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās personas nenosaka vai arī šo personu pienākumos un arī dokumentu un arhīvu pārvaldības ekspertu komisijas (ja tāda ir izveidota) pienākumos minētais jautājums neietilpst, tad par to atbild pats institūcijas vadītājs.