Klasifikācijas shēma

Dokumentu klasifikācijas shēma ir lietu un to glabāšanas termiņu saraksts.

Termins “dokumentu klasifikācijas shēma” aizstāj iepriekš lietoto terminu “lietu nomenklatūra”.

Dokuments ir jebkāda informācija, kura var būt par institūcijas darbības pierādījumu- arī e-pasts, informācija datu bāzēs utml.

Tā kā institūcijas parasti rada un saņem daudz dokumentus, tos ērtības labad grupē lietās. Lieta ir dokumentu kopums par kādu tēmu vai jautājumu, kurš tiek risināts institūcijā. Papīra dokumentiem lietas parasti ir plastmasas mapēs, kurās ievieto dokumentus. E-vidē lietas var tikt ievietotas virtuālās mapēs (folderos), kuras uztur datņu pārlūki, piem. “MS Explorer” vai datu bāzes un dokumentu pārvaldības programmas (sauktas arī par “dokumentu vadības sistēmām”, “automatizētajām lietvedības sistēmām” utml.).

Lai būtu ātrāka lietu meklēšana un uzskaite, tās grupē (klasificē) klasifikācijas shēmā.

Institūcijām ir obligāta dokumentu klasifikācijas shēmas izveide un tās saskaņošanas ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Privātpersonām dokumentu klasifikācijas shēma nav obligāta. Privātpersonas klasifikācijas shēmu un dokumentu glabāšanas termiņus ar Latvijas Nacionālo arhīvu nesaskaņo.

1. klasifikācijas shēmas līmeni un lietas indeksu;
2. klasifikācijas līmeņa nosaukumu;
3. lietas nosaukumu;
4. lietas glabāšanas termiņu;
5. par lietas veidošanu atbildīgo struktūrvienību vai darbinieku;
6. lietas vidi (papīra, elektroniska vai cita);
7. lietas saistību ar informācijas sistēmu;
8. citu informāciju pēc institūcijas ieskatiem, piemēram, lietas pieejamības ierobežojumus, to tiesisko pamatu un laiku, atzīmi par hibrīdlietām.

Dokumentu klasifikācijas shēmā uzskaita visus dokumentus, kurus institūcija saņem, nosūta vai rada iekšējai lietošanai. Nav pamata uzskatiem, ka dokuments nav institūcijas dokuments, jo to institūcijai atsūtījusi cita persona, vai arī otrādi- tas citai personai ir nosūtīts.

Vislabāk visus uzskaitāmos dokumentus un to glabāšanas termiņus varēs zināt profesionāli sagatavots dokumentu un arhīvu pārvaldības speciālists. Minētais darbs prasa īpašu kvalifikāciju un specifisku dokumentu pārvaldības un arhīvniecības metožu pielietošanu, kuru apgūst augstskolās.

Ja institūcijai nav šāda speciālista, tad visvienkāršākais veids kā noteikt uzskaitāmos dokumentus un to glabāšanas termiņus, ir skatīties iepriekšējo gadu lietu nomenklatūrās vai dokumentu klasifikācijas shēmās uzskaitītos dokumentus. Palīgs ir Latvijas Nacionālā arhīva mājas lapā atrodamās dažādu nozaru institūciju lietu paraugnomenklatūras, dokumentu glabāšanas termiņu saraksti vai nozares dokumentu klasifikācijas shēmas. Tomēr, jāatzīst, ka ne visām institūcijām un dokumentiem tās ir sagatavotas. Latvijas Nacionālā arhīva sagatavotie dokumentu glabāšanas termiņu paraugsaraksti ir pielietojami ikvienas institūcijas darbā, taču tie nosaka tikai noteiktas nozares institūcijām tipiskus dokumentus. Jāatzīst, ka katras sabiedrības darbības nozares institūcijai visus dokumentus aptverošu nozares dokumentu klasifikācijas shēmu vai dokumentu glabāšanas termiņu sarakstu nav. Saskaņā ar statistiķu lietoto ekonomiskās darbības klasifikāciju NACE, sabiedrības darbība dalās vairāk nekā 6000 darbības nozarēs, kurai katrai ir savs, specifisks, dokumentu klāsts. Ir nozares, kurās darbojas tikai viena-divas institūcijas, tādēļ nav lietderīga katras nozares dokumentu klasifikācijas shēmas izstrāde.

Ja institūcijai iepriekšējo gadu lietu nomenklatūras, dokumentu glabāšanas termiņu saraksti vai dokumentu klasifikācijas shēmas nav vai tā ir novecojusi, vai darbības izmaiņu un citu iemeslu dēļ kļuvusi nepilnīga, visvienkāršākais veids kā atrast uzskaitāmos dokumentus un to glabāšanas termiņus, ir skatīties vai tie nav noteikti tiesību aktos. Svarīgākie tiesību akti ir likumi un Ministru kabineta noteikumi. Piemēram:

Ministru kabineta 04.04.2006. noteikumi Nr. 265 „Medicīnisko dokumentu lietvedības kārtība” nosaka medicīnā obligāti nepieciešamos dokumentus un to glabāšanas termiņus.

Ministru kabineta 10.08.2021. noteikumi Nr. 528 “Vispārējās izglītības iestāžu un profesionālās izglītības iestāžu pedagoģiskā procesa un eksaminācijas centru profesionālās kvalifikācijas ieguves organizēšanai obligāti nepieciešamā dokumentācija” nosaka visus izglītības iestāžu darbībā nepieciešamos un, tātad, arī klasifikācijas shēmā uzskaitāmos, dokumentus. Glabāšanas termiņi noteikti nav. Tos jāmeklē citos Ministru kabineta noteikumos, piemēram, 13.11.2018. noteikumos Nr. 690 “Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem”.

Vienkāršākais veids kā to izdarīt ir prasīt institūcijas kolēģiem, kuri ir atbildīgi par institūcijas darbības procesiem: likumu uzraudzību, pakalpojumu sniegšanu, ražošanu. Darba rezultātā var rasties ne tikai prece vai pakalpojums, bet arī dokumenti. Kurš gan ne labāk, ja attiecīgās jomas speciālists zinās vai dokumenti tiek radīti vai nē un cik ilgi tos glabāt? Svarīga ir šo institūcijas darbinieku pieredze. Bieži vien dokumentu un arhīvu pārvaldībā strādājošajiem ir grūti orientēties katras institūcijas darbības nozares specifiskajos tiesību aktos. Institūcijas speciālisti tos zina labāk. Pēc pieredzes, kādi dokumenti nepieciešami un cik ilgi tie tiek izmantoti institūcijas darbam, tiek sastādīta to klasifikācijas shēma ar glabāšanas termiņiem.

Glabāšanas termiņu noteikšanai ir ieteicams veidot institūcijas speciālistu ekspertu komisijas. Vislabāk komisijā būtu iesaistīt speciālistus no katras darbības nozares, vai arī speciālistu, kurš vienlīdz labi pārzina vairākas institūcijas darbības nozares un, protams, arī atbildīgo par dokumentu un arhīvu pārvaldību.

Pastāvīgi glabājamie lielākoties ir t.s. institūcijas pamatdarbības dokumenti. Tie ir dokumenti, kuri radušies tās darbības rezultātā, kuras dēļ institūcija ir izveidota. Institūcijas ir izveidotas, lai nodrošinātu normatīvo aktu izstrādi, to ievērošanas uzraudzību, pakalpojumus utml. Institūcijas nav izveidotas tikai tamdēļ, lai nodrošinātu grāmatvedību vai personālvadību, ja vien grāmatvedību un personālvadība nav pakalpojums citām institūcijām. Grāmatvedību, personālvadību, ēku un iekārtu uzturēšanu, darba aizsardzību pieņemts saukt par atbalsta funkcijām, kuras kalpo pamatfunkciju nodrošināšanai. To dokumentu attiecināšana par mūžīgi glabājamiem vairāk notiek izņēmuma gadījumos.

Arhīvu likuma 8.panta pirmā daļa nosaka dokumentu arhīviskās vērtības kritērijus. No šiem kritērijiem visbiežāk pastāvīgi glabājamo dokumentu noteikšanai tiek izmantots trešais kritērijs:

„..3) dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme...”.

Kā piemērot šo kritēriju? Latvijas Nacionālajam arhīvam pirmkārt būtu svarīgs institūcijas ekspertu viedoklis vai šiem dokumentiem ir nozīme institūcijas vai pat  attiecīgās nozares vēstures atainošanai. Šeit ekspertiem var sniegt palīdzību arī par dokumentu un arhīvu pārvaldību atbildīgie ar vēsturnieka vai informācijas pārvaldības izglītību. Tāpat nozīmīga ir dokumentu izmantošanas iespējamība zinātniskajos pētījumos, par ko arī institūcijas ekspertiem var būt viedoklis. Vērā ir ņemama arī sabiedrības interese par kādu notikumu vai procesu, kurš tiek attēlots dokumentos.

Protams, institūcijas dokumentu speciālisti un pamatdarbības eksperti var izmantot arī citas dokumentu un arhīvu pārvaldībā pastāvošās metodes: funkciju analīzi, riska analīzi u.c. Minēto metožu pielietošanu apgūst augstskolās.

Latvijas Nacionālais arhīvs izmantos visas arhīvniecībā esošās dokumentu izvērtēšanas metodes, tai skaitā pārbaudīs vai klasifikācijas shēmā uzskaitītie vai līdzīgi dokumenti nav jau izmantoti zinātniskajos pētījumos. Tiks izvērtēts vai dokumentos esošā informācija nedublējas ar citu institūciju dokumentiem, valsts nozīmes informācijas sistēmām. Dublējošos dokumentus attiecina par pastāvīgi glabājamiem izņēmuma kārtā. Rezultātā Latvijas Nacionālais arhīvs pieņems lēmumu par glabāšanas termiņu saskaņošanu vai saskaņojuma atteikumu, norādot nepieciešamo glabāšanas termiņu un tā pamatojumu.