Prasības dokumentu sagatavošanai glabāšanai arhīvā un dokumentu aprakstīšanai nosaka Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumi Nr. 282 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" (turpmāk - MK 282. noteikumi). Šo prasību ievērošana ir obligāta valsts un pašvaldību institūcijām.
Privātpersonām šo prasību ievērošana ir brīvprātīga, ievērojot to, ka juridiskas personas likvidācijas vai darbības izbeigšanas gadījumā arhīviski vērtīgie dokumenti ir jānodod Latvijas Nacionālajam arhīvam un tiem jābūt sakārtotiem un aprakstītiem.
Dokumentu sagatavošana glabāšanai arhīvā
Institūcija piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām sagatavo dokumentus glabāšanai arhīvā. Glabāšanai sagatavo pabeigtas lietas (lietas, kuras netiek papildinātas ar jauniem dokumentiem).
Lietas sagrupē atbilstoši glabāšanas termiņiem – īslaicīgi glabājamās (līdz 10 gadiem ieskaitot), ilgstoši glabājamās (ilgāk par 10 gadiem) un pastāvīgi glabājamās.
Īslaicīgi glabājamās lietas var glabāt lietvedībā lietotajos vākos, tām nav nepieciešama nekāda tālāka sakārtošana. Galvenais nosacījums – glabāt tās atsevišķi no ilgstoši un pastāvīgi glabājamām lietām.
Pēc glabāšanas termiņa beigām īslaicīgi glabājamās lietas iznīcina (skat. Dokumentu iznīcināšana).
Pastāvīgi un ilgstoši glabājamās lietas sakārto glabāšanai arhīvā un apraksta.
-
Papīra dokumentu sakārtošana
Pārbauda dokumentu satura atbilstību attiecīgās lietas nosaukumam, glabāšanas termiņam, datējumam, dokumentu numerāciju un sistematizāciju lietā. Lietā saglabā oriģinālo dokumentu sistematizācijas kārtību. Ja dokumenti nav sistematizēti, tos lietā sistematizē pēc hronoloģiskā, nominālā (piemēram, rīkojumi, protokoli), alfabētiskā vai cita principa.
No lietas izņem liekos oriģināla eksemplārus, tukšās lapas un dokumentu kopijas (ja lietā ir dokumenta oriģināls).
Dokumentus izņem no dokumentu kabatiņām, aploksnēm, mapēm. No dokumentiem izņem visas saspraudes, skavas un citus sastiprinājuma elementus (ja to izņemšana nerada dokumentu bojājumus un neietekmē dokumentu juridisko spēku).
Numurē lapas.
Ja lietas biezums pārsniedz 30 mm, veido sējumus. Katrā sējumā lapas numurē atsevišķi, un katrs sējums ir atsevišķa glabājamā vienība.
Izstrādā un lietas beigās ievieto apliecinājuma ierakstu, kurā norāda visas lapu numerācijas un citas dokumentu īpatnības.
Lietas dokumentus ievieto vai iešuj arhīva kvalitātes kartona vākos vai mapēs.
Noformē lietas vāku.
Ilgstoši glabājamus dokumentus var glabāt dokumentu pārvaldībā izmantojamās dokumentu mapēs, atbilstoši MK 282. noteikumu 65. punkta prasībām.
-
Elektronisko dokumentu sakārtošana
Informāciju par elektronisko dokumentu sakārtošanu glabāšanai arhīvā skatīt sadaļā Elektroniskie dokumenti.
Hibrīdlietas sagatavo glabāšanai, katrai videi (piemēram, papīra, elektroniska) un satura veidam (piemēram, tekstuāls, video, skaņas, foto) veidojot savu glabājamo vienību.
Dokumentu aprakstīšana
Lai arhīvā glabātos dokumentus nepieciešamības gadījumā varētu atrast, tos apraksta jeb veido arhīva uzziņu sistēmu.
Arhīva uzziņu sistēmas sastāvdaļas ir uzskaites saraksti, arhīviskā apraksta shēma un arhīva fonda apraksts.
Uzskaites sarakstos ieraksta arhīvā glabāto lietu (jeb glabājamo vienību) numuru, nosaukumu, datējumu, apjomu un citu informāciju.
Uzskaites sarakstus veido atbilstoši dokumentu glabāšanas termiņam, informācijas videi (piemēram, papīra, elektroniska), nesējam (piemēram, fotonegatīvi, videokasetes, plates), satura veidam (piemēram, tekstuāls, kino, video, skaņas, foto, kartogrāfisks, attēls).
Glabājamās vienības uzskaites sarakstā sistematizē pa sērijām un to apakšlīmeņiem, katrai glabājamai vienībai norādot sērijas vai apakšsērijas uzziņu kodu.
Katra uzskaites saraksta beigās izveido kopsavilkuma ierakstu, norādot kopējo glabājamo vienību skaitu uzskaites sarakstā un glabājamo vienību numerācijas īpatnības (piemēram, litera numuri, izlaistie numuri).
Uzskaites saraksta veidlapa atrodama šeit:
Aizpildot uzskaites sarakstu, nedrīkst izjaukt uzskaites saraksta tabulas struktūru (nedrīkst izņemt kolonnas, mainīt tās vietām, apvienot u.tml.).
Paraugi ar paskaidrojumiem uzskaites saraksta veidlapu aizpildei atkarībā no dokumentu informācijas vides (papīra, elektroniska) un satura veida (audiovizuālie, foto un skaņas) atrodami šeit:
Arhīviskā apraksta shēma ir arhīva fonda hierarhiskās struktūras, kas sastāv no apakšfondiem (ļoti retos gadījumos), sērijām un to apakšlīmeņiem, attēlojums.
Lai atvieglotu informācijas atrašanu gadījumos, kad arhīva lietu apjoms ir ļoti liels, dokumenti ar dažādu satura veidu ir dažādās informācijas vidēs un uz dažādiem nesējiem, veido papildus dokumentu kopuma loģisko dalījumu apakšfondos, sērijās un apakšsērijās – arhīviskā apraksta shēmu.
Sērija ir vienveidīgu vai radniecīgu (piemēram, pēc veida, rašanās, saņemšanas, tēmas) lietu kopums, kas radies, veicot vienu funkciju vai darbību, un sistematizēts kā vienots veselums.
Ar arhīviskā apraksta shēmas palīdzību virtuāli var vienuviet atlasīt lietas no dažādiem uzskaites sarakstiem un dažādiem aprakstīšanas periodiem.
Arhīviskā apraksta shēmā norāda:
-
apraksta vienību uzziņu kodus (apraksta vienību identifikatorus);
-
sērijas un sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) nosaukumu;
-
sērijas un sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) glabāšanas termiņu;
-
sērijas un sērijas apakšlīmeņa (apakšsērijas) pieejamības nosacījumus.
Arhīviskā apraksta shēmas veidlapa un paraugs ar paskaidrojumiem tās aizpildei atrodams šeit:
Arhīva fonda apraksts
Institūcijas vai privātpersonas darbības rezultātā radies arhīva dokumentu kopums ir arhīva fonds un par šo kopumu sniegtā informācija ir arhīva fonda apraksts.
Arhīva fonda aprakstu veido:
-
arhīva fonda uzziņu kods – institūcijas kods Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā un arhīva fonda numurs, ja tāds ir piešķirts,
-
arhīva fonda nosaukums. Arhīva fonda nosaukums ir oficiālais organizācijas, kas radījusi dokumentus, nosaukums;
-
arhīva fonda datējums;
-
arhīva fonda apjoms glabājamās vienībās;
-
arhīva fondā esošo dokumentu informācijas vide (piemēram, papīra vai elektroniska), nesējs (piemēram, fotonegatīvs, videokasete, plate) un satura veids (piemēram, tekstuāls, kino, video, skaņas, foto, kartogrāfisks, attēls);
-
arhīva fonda administratīvā vēsture – īsa informācija par organizācijas institūcijas izveidošanu, reorganizāciju vai likvidāciju, funkcionālās un strukturālās izmaiņas ar atsauci uz pamatojuma dokumentiem;
-
arhīva fonda informācijas joma un saturs – tematika un dokumentu veidi, dokumentu sastāva pilnība;
-
arhīva fonda sistematizācija – arhīviskā apraksta shēmas veidošanas principi;
-
pieejamības noteikumi – informācija par nosacījumiem, kas ietekmē arhīva fonda dokumentu pieejamību un izmantošanu, ja tādi ir (piemēram, informācijas pieejamība, autortiesību ierobežojumi, dokumentu fiziskās īpašības, kas var ietekmēt to izmantošanu);
-
informācija par valodu un rakstību;
-
informācija par meklēšanas līdzekļiem (piemēram, informācija par izstrādātajiem uzskaites sarakstiem, rokasgrāmatām, reģistriem, katalogiem, datubāzēm).
Arhīva fonda apraksta veidlapa un paskaidrojumi tā aizpildei atrodams šeit:
Institūcija arhīva uzziņu sistēmu var veidot vienā no trim veidiem:
-
Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā;
-
institūcijas informācijas sistēmā, ja no sistēmas iespējams izgūt visu nepieciešamo informāciju par katru aprakstīšanas līmeni un glabājamo vienību un apraksti tiek izgūti elektroniskā formā (datu struktūru saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu);
-
izklājlapās (izklājlapu formu un saturu saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu).