Dokumentu un arhīvu pārvaldība vispārīgās prasības
Dokumentu un arhīva pārvaldības kārtību institūcijām nosaka Arhīvu likums un tam pakārtotie Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumi Nr. 282 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi". Atsevišķas normas ir attiecināmas arī uz privātpersonām (privātām kapitālsabiedrībām, fiziskām personām), piemēram, par dokumentu nodošanu valsts glabāšanā, arhīviski vērtīgo dokumentu pieejamību un izmantošanu, fizisko personu datu labošanu arhīva dokumentos.
Dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība institūcijā var būt normatīvais akts, kas apraksta visas darbības ar dokumentiem institūcijā, kā arī var būt dokuments, kas apraksta tikai institūcijai specifiskās darbības. Jānosaka gan vispārpieejamu publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtība, gan ierobežotas pieejamības dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība. Tā var būt vai nu vienota kārtība, vai atsevišķas.
Institūcija ir arī kapitālsabiedrība, piemēram, SIA, AS, kurā publiskai personai pieder kapitāla daļas vai akcijas, vienas vai vairāku publisku personu kapitālsabiedrības izšķirošajā ietekmē esoša kapitālsabiedrība, kā arī biedrība, kurā publiska persona ir biedrs vai nodibinājums ar publisku personu kā dibinātāju.
Dokumentu un arhīvu pārvaldības ekspertu komisija
Dokumentu un arhīva pārvaldības jautājumu risināšanai institūcijā var izveidot dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertu komisiju (turpmāk ekspertu komisija). Ekspertu komisijas kompetenci un darba organizāciju institūcijā nosaka ekspertu komisijas reglamentā. Reglamentā nosaka komisijas sastāvu, kompetenci (klasifikācijas shēmu, dokumentu glabāšanas termiņu, dokumentu arhīvisko vērtību, uzziņu sistēmas, aktu par dokumentu atlasi iznīcināšanai u. tml. izvērtēšana) un darba organizāciju. Institūcijai ir brīva izvēle, kādu kompetenci noteikt ekspertu komisijai (komisijas reglamentā) un kādu atstāt institūcijas vadītāja vai atbildīgā par institūcijas dokumentu vai arhīva pārvaldību ziņā. Ja institūcija neveido ekspertu komisiju vai komisijas kompetencē nav atbilstoša uzdevuma dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumos veikšanai, tad šādos gadījumos par attiecīgajiem jautājumiem atbild institūcijas vadītājs vai institūcijas vadītāja norīkotā par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgā persona.
Dokumentu pārvaldība ir vadības joma, kas nodrošina publisku dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, klasifikāciju, sistematizāciju, izvērtēšanu, kontroli, glabāšanu un pieejamību līdz nodošanai glabāšanā institūcijas arhīvā (ilgāk par 10 gadiem glabājamie dokumenti), kā arī to dokumentu iznīcināšanu, kam nav arhīviskās vērtības (līdz 10 gadiem glabājamie dokumenti).
Dokumentu pārvaldībā institūcija nodrošina:
- institūcijas darbības dokumentēšanu — autentisku, ticamu un integrētu darbības liecību radīšanu atbilstoši attiecīgajai institūcijai noteiktajām funkcijām un uzdevumiem, īstenojot normatīvajos aktos noteiktos pienākumus radīt, saņemt, kā arī glabāt savus radītos, saņemtos un nosūtītos dokumentus, lai nodrošinātu pierādījumus un pamatu lēmumu pieņemšanai, darbību analīzei, sabiedrības informēšanai vai citiem mērķiem;
- dokumentu klasifikāciju un sistematizāciju;
- dokumentu pārvaldības iekšējo kontroli un uzraudzību;
- dokumentu glabāšanu, izmantošanu un pieejamību līdz nodošanai institūcijas arhīvā, nodrošinot normatīvajos aktos noteiktās tiesības citām institūcijām un privātpersonām saņemt dokumentus no institūcijas.
Arhīva pārvaldība piemērojama arhīva dokumentiem (dokumentiem, kas pastāvīgi vai uz laiku glabājams arhīvā tā arhīviskās vērtības dēļ). Arhīvā glabā arhīviski vērtīgos dokumentus. Arhīviski vērtīgie dokumenti ir ilgstoši (ilgāk par 10 gadiem) glabājamie dokumenti un pastāvīgi (mūžīgi) glabājamie dokumenti. Pastāvīgi glabājamos dokumentus regulāri nodod glabāšanai Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ilgstoši glābjamos dokumentus glabā institūcijas arhīvā (vai akreditētā privātā arhīvā), līdz beidzas tiem noteiktais glabāšanas termiņš, un pēc tam tos iznīcina, ievērojot noteikto kārtību.
Arhīvu pārvaldībā institūcija:
- veic dokumentu izvērtēšanu atbilstoši institūcijas funkcijām, lai noteiktu pastāvīgi un uz laiku glabājamos dokumentus, kā arī noteiktu uz laiku glabājamo dokumentu glabāšanas termiņu;
- veic pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšanu un institūcijas arhīvā uzkrāto dokumentu uzziņu sistēmas veidošanu;
3. nodrošina dokumentu glabāšanu institūcijas arhīvā vai akreditētā privātā arhīvā, nodrošinot šo dokumentu saglabāšanu un aizsardzību vai depozitāro glabāšanu Latvijas Nacionālajā arhīvā:
- pastāvīgi glabājamiem dokumentiem — līdz to nodošanai pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā,
- uz laiku glabājamiem dokumentiem — līdz tiem noteiktā glabāšanas termiņa beigām un iznīcināšanai;
4. nodrošina dokumentu pieejamību un izmantošanu, tai skaitā izsniedzot personām izziņas, dokumentu kopijas, izrakstus, norakstus uz visu institūcijas rīcībā esošo dokumentu pamata normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā. Jāievēro arī Arhīvu likuma 12. un 13. pants par dokumentu pieejamību un izmantošanu. Arhīva dokumentu pieejamību un izmantošanu nosaka katra institūcija individuāli. Institūcijas arhīvā glabātie publiskie dokumenti personai pieejamās arhīva telpās izmantojami bez maksas.
Ierobežotas pieejamības dokumentu un arhīvu pārvaldībai ir noteiktas atšķirīgas prasības, tā, piemēram, lai nodrošinātu tādu dokumentu un arhīvu pārvaldību, kam ir noteikta ierobežota pieejamība, institūcijas vadītājs nosaka šādu dokumentu sakārtošanas, aprakstīšanas, izmantošanas un glabāšanas kārtību. Ir arī jāveic atzīmes arhīviskā apraksta atbilstošajos līmeņos, norādot pieejamības ierobežojuma tiesisko pamatu un laiku.
Ar tiesisko pamatojumu jāsaprot ārējiem normatīvajiem aktiem atbilstoša ierobežojuma pamatojuma norādīšana, ievērojot Informācijas atklātības likuma un citu ārējo normatīvo aktu regulējumu. Turklāt ir jānorāda konkrēta ārējā normatīvā akta (likuma, Ministru kabineta noteikumu) norma, kā arī atsauce uz institūcijas iekšējo normatīvo aktu, ja atbilstoši ārējo normatīvo aktu regulējumam ierobežojums noteikts ar iekšējo normatīvo aktu.
Ar pieejamības ierobežojuma laiku jāsaprot, ka tas var būt konkrēts termiņš – norādīts pieejamības beigu datums, ja tādu ir iespējams noteikt, vai arī ārējā normatīvajā aktā noteikts kritērijs, kas nosaka pieejamības ierobežojuma laiku, piemēram, attiecībā uz fizisko personu datiem ir ievērojamas fizisko personu datu apstrādes prasības (kamēr persona ir dzīva). Ja lietu līmenī ir dažādas pieejamības dokumenti, tie ievietojami atsevišķās lietās, un uzskaites sarakstā pie katras lietas jānorāda pieejamības tiesiskais pamats. Ja vienas lietas ietvaros ir dažādi tiesiskie pamati ierobežojumam, tad tos visus arī norāda uzskaites sarakstā pie attiecīgās lietas. Tādos gadījumos, kad ārējā normatīvajā aktā (likumā, Ministru kabineta noteikumos) nav noteikti pieejamības ierobežojuma laika termiņi vai kritēriji, kam iestājoties ierobežojums beidzas un nav arī noteikts īsāks pieejamības ierobežojuma termiņš par 30 gadiem, būtu jāpiemēro Arhīvu likuma 13. panta otrās daļas 2. punkta regulējums un ierobežojuma laiks jānorāda 30 gadi pēc dokumentu radīšanas. Līdz 09.05.2024. ar Latvijas Nacionālo arhīvu saskaņotajās uzziņu sistēmās labojumi nav jāveic.
Institūcijas vadītājam ir jānosaka pieejamības ierobežojumu termiņa fiksēšanas kārtība dokumentiem, kam noteikti ierobežojumi līdz vienam gadam. Tas attiecas uz dokumentiem ar informāciju, kas paredzēta institūcijas iekšējai lietošanai un kam noteikts ierobežotas pieejamības statuss līdz vienam gadam, un šādi dokumenti jāgatavo glabāšanai pēc pieejamības ierobežojuma termiņa beigām.