Elektronisko dokumentu pārvaldība
Elektroniskajiem dokumentiem lietu veido informācijas sistēmā vai ievietojot dokumentus elektroniskajās mapēs, pievienojot metadatus par katra dokumenta piederību attiecīgajai lietai. Elektroniskajiem dokumentiem metadatus, tai skaitā rekvizītus un dienesta atzīmes, veido elektroniski. Sarakstes dokumentiem nodrošina iniciatīvas dokumentu un atbildes dokumentu savstarpējo sasaisti ar metadatiem. Ja elektroniskos dokumentus nereģistrē informācijas sistēmā, tad dokumentu reģistrā, kur attiecināms, par dokumentu norāda:
1. autoru;
2. satura atklāstu;
3. datumu;
4. reģistrācijas numuru;
5. datnes nosaukumu, iekļaujot tās paplašinājumu;
6. citu informāciju pēc institūcijas ieskatiem (piemēram, lietas indeksu).
Dokumentu reģistra paraugi:
Elektronisko dokumentu un datu sakārtošana nodošanai
Dokumentus un datus kopā ar uzziņu sistēmu pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā nodod sakārtotus un aprakstītus saskaņā ar Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumos Nr. 282 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" noteiktajām publisko dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas prasībām.
Elektroniskie pārvaldes dokumenti
Latvijas Nacionālais arhīvs izmanto elektronisko dokumentu arhīva sistēmu Preservica. Nododamo dokumentu pakotnes tiek veidotas atbilstoši OPEX (Open Preservation Exchange) specifikācijai. Kā aprakstošo metadatu standarts tiek izmantots starptautiskais EAD (Encoded Archival Description) standarts.
Ja pārvaldes dokumenti nav informācijas sistēmā vai informācijas sistēmas funkcionalitāte nenodrošina atvērtās saglabāšanas apmaiņas (OPEX) pakotņu veidošanu, katrai glabājamai vienībai veido atsevišķu pakotni, kura sastāv no dokumentiem un dokumentu reģistra (izklājlapā) ar datņu nosaukumiem, pakotnei ģenerē vienu kontrolsummu.
Dokumentu reģistrs izklājlapā dokumentu sagatavošanai nodošanai: Dokumenta registra paraugs
Datubāzu dati un dokumenti
Relāciju datubāzu datus sakārto Software Independent Archiving of Relational Databases (SIARD) jaunākajā formātā.
Rīki SIARD ģenerēšanai:
Nerelāciju datubāzes sakārto Java Script Object Notation (JSON) jaunākajā formātā
Datubāzes nodod kopā ar dokumentāciju, kurā iekļauj datubāzu tabulu kolonnu atšifrējumu un vaicājumus, saskaņojot ar Latvijas Nacionālo arhīvu.