Arhīvu likuma 13.1 pants nosaka personas paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem (turpmāk paziņojumi) pārvaldības kārtību institūcijās un nosaka institūcijas tiesības un pienākumus attiecībā uz personu paziņojumu par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu reģistrēšanu, glabāšanu un sasaisti ar arhīva dokumentiem. Aizliegts labot personas datus arhīva dokumentos. Prasības personas paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem pārvaldības kārtībai institūcijās ir aprakstītas Ministru kabineta 2024. gada 7. maija noteikumu Nr. 282 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" 5.5. apakšnodaļā.
Institūcijai paziņojumus par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem (turpmāk paziņojumi) var iesniegt vienīgi datu subjekts – pati persona, kuras dati ir neprecīzi vai nepilnīgi. Paziņojumus nevar iesniegt citas privātpersonas (to skaitā radinieki). Paziņojumu kopijas institūcija var saņemt arī no citām iestādēm vai Latvijas Nacionālā arhīva. Paziņojumus var iesniegt vienīgi attiecībā uz arhīviski vērtīgiem, institūcijas arhīva glabātajos dokumentos esošajiem personas datiem. Paziņojumus nevar iesniegt attiecībā uz lietvedībā aktīvām lietām (lietām, kas vēl nav pabeigtas lietvedībā) un īslaicīgi (līdz 10 gadiem) glabājamām lietām.
Institūcija ir atbildīga par paziņojumu par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu reģistra (turpmāk reģistrs) vešanu, ir noteiktas ziņas, kas iekļaujamas reģistrā, kā arī noteikts, kādā veidā institūcija nodrošina personu paziņojumu par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu sasaisti ar arhīviski vērtīgajiem dokumentiem, kādas ziņas ir sniedzamas dokumentu izmantotājam par datu subjekta iesniegtajiem nepilnīgajiem vai neprecīzajiem personas datiem, kā arī paziņojumu un reģistra glabāšanas termiņu. Personas paziņojumus par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu institūcija reģistrē paziņojumu reģistrā. Institūcijām ir noteikts pienākums veidot reģistru, tomēr katra institūcija individuāli var izvēlēties, kā šo reģistru veidot – kā atsevišķu reģistru vai kā institūcijas informācijas sistēmas sastāvdaļu.
Paziņojumi jānodod arī citām institūcijām, to un reģistra glabāšanas termiņš nosakāms pastāvīgi. Var būt situācijas, kad personas (datu subjekta) paziņojums ir attiecināms gan uz institūcijas arhīvā glabātiem dokumentiem, gan citas institūcijas glabātiem dokumentiem vai Latvijas Nacionālajā arhīvā jau nodotiem institūcijas dokumentiem. Tad paziņojumu sasaiste ar arhīva dokumentiem jānodrošina gan ar institūcijas arhīva glabātajiem dokumentiem, kas satur datu subjekta personas datus, gan ar citas institūcijas glabātiem dokumentiem vai Latvijas Nacionālajā arhīvā nodotajiem institūcijas dokumentiem, ja tie satur konkrētā datu subjekta personas datus. Praktiski to dara, nosūtot elektroniski apliecinātas paziņojumu kopijas.