Personas datu apstrāde Latvijas Nacionālajā arhīvā

Personas datu apstrādes pārzinis ir tiešā valsts pārvaldes iestāde – Latvijas Nacionālais arhīvs, vienotās reģistrācijas Nr. 9009476367, juridiskā adrese Šķūņu iela 11, Rīga, LV-1050, e-adrese: LATVIJAS NACIONĀLAIS ARHĪVS, e-pasts pasts@arhivi.gov.lv, tālrunis 20043706.

Saziņai ar Arhīva datu aizsardzības speciālistu, lūgums rakstīt uz: DAS@arhivi.gov.lv vai Arhīva e-adresi. Vēršam uzmanību, ka Arhīva datu aizsardzības speciālists nesniedz vispārīga rakstura konsultācijas citām personām par personas datu apstrādes atbilstību Regulai un Fizisko personu datu apstrādes likumam, bet veic Regulas 39.pantā minētos uzdevumus, kā arī sniedz vispārīgo informāciju par Arhīva veikto personas datu apstrādi.

Izmantojot šo kontaktinformāciju vai, iepriekš saskaņojot, 2.1.punktā norādītajā adresē, var uzdot jautājumus par personas datu apstrādi. Kontaktinformācija saistībā ar fizisku personu datu apstrādi un tiesību īstenošanu tiek publicēta arī tīmekļvietnē www.arhivi.gov.lv.

Personas dati ir jebkāda informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu (turpmāk – datu subjekts).

Apstrāde ir jebkuras ar personas datiem veiktas darbības, ieskaitot personas datu vākšanu, glabāšanu, aplūkošanu, reģistrāciju, strukturēšanu, dzēšanu, iznīcināšanu (turpmāk – datu apstrāde).

Personas dati var tikt vākti no:

• datu subjektiem (identificēta vai identificējama fiziska persona);
• Arhīva lietošanā esošajām informācijas sistēmām;
• privātajiem un publiskajiem reģistriem;
• Arhīva veiktās videonovērošanas – drošības pasākumu nodrošināšanai Arhīvā, Arhīva lasītavās un ar lasītāju apkalpošanu saistītajās telpās;
• Arhīva uzturētās tīmekļvietnes apmeklētājiem.

Vārds, uzvārds, dzimums, dzimšanas dati, kontaktinformācija, darba pieredze, izglītība (ieskaitot kursus un sertifikātus), valodu prasme, cita informācija, kuru datu subjekts iesniedz - lai nodrošinātu personāla atlases konkursa norisi un savu tiesisko interešu nodrošināšanai, ciktāl tās saistītas ar personāla atlasi.

Vārds, uzvārds, personas kods, adrese, kā arī informācija, kuru datu subjekts pats ir sniedzis un Arhīvam nepieciešamā informācija, lai:

•  izpildītu normatīvajos aktos noteiktu vai juridisku pienākumu - lai izpildītu uz Arhīvu kā valsts pārvaldes iestādi attiecināmu juridisku pienākumu, tai skaitā tīmekļa vietnes uzturēšanai un darbības uzlabošanai;
•  nodrošinātu Arhīva pakalpojumu sniegšanu - konsultāciju vai atzinumu, tematiskas ekskursijas vai  izstādes sagatavošanu u.c.
•  nodibinātu un uzturētu līgumattiecības.

Videonovērošanā – attēls un incidenta gadījumā vārds, uzvārds, personas kods, adrese, kā arī informācija, kura Arhīvam nepieciešama, lai novērstu vai atklātu noziedzīgus nodarījumus saistībā ar īpašuma aizsardzību un nodrošinātu Arhīva uzkrātā Nacionālā dokumentārā mantojuma  preventīvo aizsardzību.

Personas datu apstrādes nolūks - lai nodrošinātu personāla atlases konkursa norisi un savu tiesisko interešu nodrošināšanai, ciktāl tās saistītas ar personāla atlasi:

• pretendenta personas datu apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz Arhīvu attiecināmu juridisku pienākumu (Regulas 6.panta 1.punkta c) apakšpunkts; Valsts civildienesta likums un Darba likums);
• saņemot personas kā pretendenta pieteikumu, Arhīvam rodas tiesiska interese apstrādāt saņemto pieteikumu, izvērtējot tajā sniegto informāciju, organizējot pārrunu procedūru, veicot pārrunas un nodrošinoties ar pierādījumiem, kas pamato attiecīgā procesa tiesisku norisi. Strīdus gadījumā atlases procesā iegūtā informācija var tikt izmantota, lai atspoguļotu attiecīgā procesa tiesisku norisi (Regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).

Personas datu apstrādes nolūks – lai izpildītu Arhīvam normatīvajos aktos noteiktu vai juridisku pienākumu, nodrošinātu Arhīva pakalpojumu sniegšanu.

Personas datu apstrāde ir nepieciešama, lai Arhīvs varētu izpildīt savas funkcijas un uzdevumus, kuri tam deleģēti normatīvajos aktos (Regulas 6.panta 1.punkta c) apakšpunkts; Regula, Fizisko personu datu apstrādes likums, Informācijas atklātības likums, Valsts pārvaldes iekārtas likums, Civillikums u.c.).

Personas datu apstrādes nolūks - videonovērošana – personas datu apstrāde tiek veikta, lai novērstu vai atklātu noziedzīgus nodarījumus saistībā ar īpašuma aizsardzību un nodrošinātu Arhīva uzkrātā Nacionālā dokumentārā mantojuma  preventīvo aizsardzību (Regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).

Arhīvs apstrādā un aizsargā personas datus, izmantojot tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā izmantojot šādus drošības pasākumus:

• ugunsmūri;
• datu šifrēšana, pārraidot datus;
• citus aizsardzības pasākumus atbilstoši aktuālajām tehnikas attīstības iespējām.

Arhīvs atbilstoši normatīvo aktu prasībām nodrošina personas datu konfidencialitāti un īsteno atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus personas datu aizsardzībai no nesankcionētas piekļuves, pretlikumīgas datu apstrādes vai izpaušanas, nejaušas pazaudēšanas, izmainīšanas vai iznīcināšanas. Personas dati ir pieejami ierobežotam cilvēku skaitam, tikai pilnvarotām personām.

Noslēdzot normatīvajos aktos paredzēto līgumu, Arhīvs personas datu apstrādei piesaista tādus apstrādātājus, kas sniedz pietiekamas garantijas, ka tiks ievērotas normatīvo aktu prasības datu aizsardzības jomā un nodrošināta datu subjekta tiesību aizsardzība.

Arhīvs neizpauž trešajām personām personas datus vai jebkādu pakalpojumu sniegšanas un līguma darbības laikā iegūtu informāciju, izņemot:

• ja attiecīgajai trešajai personai dati jānodod noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu vai ar ārēju normatīvo aktu deleģētu funkciju vai uzdevumu (piemēram: bankai - norēķinu ietvaros u.c.);
• ja datu subjekts ir devis skaidru un nepārprotamu piekrišanu;
• normatīvajos aktos paredzētajām personām (piemēram: pirmstiesas izmeklēšanas iestādēm, operatīvās darbības subjektiem, valsts drošības iestādēm, prokuratūrai, tiesai, uzraudzības iestādēm u.c.) pēc viņu pamatota pieprasījuma, ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā;
• Arhīva likumīgo interešu aizsardzībai, izņemot, ja datu subjekta intereses vai pamattiesības un pamatbrīvības, kurām nepieciešama personas datu aizsardzība, ir svarīgākas par šādām interesēm (piemēram, tiesvedībai, vai vēršoties citās valsts institūcijās pret personu, kura ir aizskarusi Arhīva likumīgās intereses u.c.).

Arhīvs nenodod personas datus trešajām valstīm vai starptautiskām organizācijām.

Visa informācija, lai izpildītu uz Arhīvu attiecināmu juridisku pienākumu, tiek glabāta tik ilgi, cik nepieciešamas personas datu apstrādes nolūka sasniegšanai atbilstoši piemērojamajiem normatīvajiem aktiem.

Arhīvs glabā un apstrādā personas datus tik ilgi, cik nepieciešams personas datu apstrādes nolūkam un atbilstoši šādiem kritērijiem:

• kamēr Arhīvam pastāv juridisks pienākums datus glabāt;
• kamēr ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā var realizēt savas leģitīmās intereses (piemēram, prasījumu izskatīšana, tiesību aizsardzība, jautājumu risināšana, vest prasību tiesā vai noilguma ievērošana u.tml.);
• kamēr ir spēkā ar datu subjektu vai attiecībā uz datu subjektu noslēgtais līgums;
• kamēr ir spēkā vai tiek izpildītas saistības ar datu subjektu vai attiecībā uz datu subjektu noslēgtais līgums, līdz Arhīvs vai datu subjekts ārējos normatīvajos aktos noteiktajā prasījumu noilguma periodā var realizēt savas leģitīmās intereses (piemēram: iesniegt iebildumus, celt prasību tiesā u.c.);
• kamēr ir spēkā datu subjekta piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes tiesiskais pamats.

Pēc šajā sadaļā minēto apstākļu izbeigšanās, personas dati tiek dzēsti vai iznīcināti, vai nodoti glabāšanā saskaņā ar normatīvo aktu prasībām.

Datu subjektam saskaņā ar normatīvajiem aktiem, ciktāl datu apstrāde neizriet no Arhīva pienākumiem, kas tam ir uzlikti ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem un kuri tiek veikti sabiedrības interesēs, kā arī nav attiecināma uz personas datu apstrādi, kas tiek veikta nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanai, saglabāšanai un pieejamības nodrošināšanai saskaņā ar Arhīvu likumu, ir tiesības:

• pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem, saņemot normatīvajos aktos noteikto informāciju saistībā ar savu personas datu apstrādi;
• pieprasīt personas datu labošanu vai dzēšanu;
• pieprasīt personas datu apstrādes ierobežošanu attiecībā uz datu subjektu;
• iebilst pret personas datu apstrādi;
• saņemt savus personas datus, ko datu subjekts ir iesniedzis un kas tiek apstrādāti, rakstiskā formā, tai skaitā elektroniski.

Datu subjektam ir tiesības iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu rakstveida formā. Dokumentus Arhīvs pieņem, izmantojot pastu, oficiālo elektronisko adresi, elektronisko pastu (ar drošu elektronisko parakstu parakstītus dokumentus), kā arī tos var iesniegt Arhīvam Šķūņu ielā 11, Rīgā, LV- 1050.

Saņemot datu subjekta pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu, Arhīvs pārliecinās par datu subjekta identitāti, izvērtē pieprasījuma pamatotību un sniedz atbildi saskaņā ar normatīvajiem aktiem. Arhīvs atbildi datu subjektam nosūta uz viņa norādīto kontaktadresi, e-adresi vai e-pastu, pēc iespējas ņemot vērā datu subjekta norādīto atbildes saņemšanas veidu.

Arhīvs nodrošina datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar normatīvajiem aktiem, un datu subjekta iebildumu gadījumā veic nepieciešamās  darbības šai sakarā.

​​​​​​​Arhīvs nodrošina personas datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar normatīvajiem aktiem. Ja gadījumā datu subjektam ir pamatotas bažas par to, ka Arhīvs veic datu subjekta personas datu apstrādi neatbilstoši normatīvo aktu prasībām, datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei – Datu valsts inspekcijai (www.dvi.gov.lv).

​​​​​​​​​​​​​​Jautājumos, kas saistīti ar personas datu apstrādi un aizsardzību, tostarp, datu subjektu pieprasījumiem par piekļuvi saviem datiem, datu labošanu vai dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, datu subjekts var sazināties rakstveidā ar Arhīvu un tās iecelto datu aizsardzības speciālistu, izmantojot Privātuma politikas 2. punktā norādīto kontaktinformāciju.

Gadījumos, kad personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir datu subjekta piekrišana, Arhīvs  personas datu apstrādei saņem datu subjekta piekrišanu, kas ir jebkura brīvi sniegta, konkrēta, apzināta un viennozīmīga norāde uz datu subjekta vēlmēm, ar kuru viņš paziņojuma vai skaidri apstiprinošas darbības veidā sniedz piekrišanu savu personas datu apstrādei.

Datu subjektam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt Arhīvam datu apstrādei doto piekrišanu tādā pat veidā, kādā tā dota, un tādā gadījumā datu apstrāde, kas balstīta uz iepriekš doto piekrišanu konkrētajam nolūkam, turpmāk netiks veikta.

Piekrišanas atsaukšana neietekmē personas datu apstrādi, kura veikta tajā laikā, kad personas piekrišana bija spēkā.

​​​​​​​​​​​​​​Atsaucot piekrišanu, nevar tikt pārtraukta tādu personas datu apstrāde, kuru veic, pamatojoties uz citiem tiesiskajiem pamatiem.

Arhīva tīmekļa vietnes var izmantot sīkdatnes. Sīkdatņu izmantošanas gadījumā, pirms sīkdatņu izmantošanas datu subjektam tiek sniegta informācija tīmekļa vietnē, kā arī papildus informācija ir pieejama tīmekļa vietnē.

Sīkdatnes ir datnes, ko tīmekļa vietnes izvieto lietotāju datoros, lai atpazītu lietotāju un atvieglotu tam vietnes izmantošanu. Arhīva tīmekļa vietnes brīdina klientu par sīkdatņu izmantošanu un ļauj izvēlēties, vai klients piekrīt tās pieņemt. Sīkdatņu nepieņemšana neaizliegs klientam lietot tīmekļa vietni, taču tas var ierobežot klientam tīmekļa vietnes izmantošanas iespējas.

​​​​​​​Arhīva tīmekļa vietnēs var tikt ievietotas saites uz trešo personu tīmekļa resursiem, kuriem ir savi lietošanas un personas datu aizsardzības noteikumi, par kuru pilnīgumu Arhīvs nenes atbildību.