2024.gadā Latvijas Nacionālā arhīva Arhīvu inspekcija (turpmāk – Arhīvu inspekcija) veica 250 pārbaudes, tai skaitā:
- 222 pamata pārbaudes par dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtības nodrošināšanu institūcijās;
- 21 tematiskās pārbaudes;
- 7 kontroles pārbaudes par institūcijām doto norādījumu un priekšlikumu izpildi.
No pārbaudītajām institūcijām 24 (10 %) dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība atbilst normatīvo aktu prasībām.
Biežāk konstatētās neatbilstības normatīvo aktu prasībām institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldībā:
- netiek veikta darbinieku rīcībā esošo dokumentu nodošana - pieņemšana mainoties institūcijas personālam (49 institūcijās – 20 % no pārbaudīto skaita)
Ik gadus šī ir viena no visbiežāk institūcijās konstatētajām neatbilstībām dokumentu un arhīvu pārvaldībā. Darbinieku rīcībā esošo dokumentu nodošana – pieņemšana, mainoties institūcijas personālam, netiek veikta un dokumentēta. Šī neatbilstība atkārtojas gadu no gada un situācija faktiski neuzlabojas, bet arī būtiski nepasliktinās. Arhīvu inspekcijas darbinieki pārbaužu laikā informē atbildīgos institūciju darbiniekus par to, kā un kāpēc ir nepieciešams veikt un dokumentēt dokumentu nodošanu – pieņemšanu, mainoties par dokumentiem atbildīgajām personām, tomēr šī normatīvajos aktos iekļautā prasība bieži netiek ievērota.
Administratīvās atbildības likuma izpratnē šāda rīcība ir kvalificējama kā bezdarbība, kas bieži nav apzināta un ļaunprātīga, tomēr var būtiski ietekmēt dokumentu saglabāšanas nodrošināšanu institūcijā, it īpaši institūciju reorganizācijas laikā, kad vienlaikus ar darbinieku nomaiņu tiek mainītas telpas un citas dokumentu atrašanās vietas, tostarp elektronisko dokumentu un datu atrašanās vietas (serveri, cietie diski, mākoņkrātuves u.c.).
Informējam, ka Latvijas Nacionālais arhīvs 2024. gadā savā mājaslapā sadaļā Institūcijām (https://www.arhivi.gov.lv/lv/institucijam) ir ievietojis virkni metodisko materiālu, tostarp dokumentu nodošanas – pieņemšanas akta paraugu, kas var būtiski atvieglot institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldības procesus.
Atgādinām un aicinām par institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldību atbildīgos darbiniekus gadījumos, kad bijušie darbinieki nav nodevuši savā rīcībā un atbildībā esošos dokumentus jaunajiem darbiniekiem, pēc iespējas ātrāk organizēt dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi un sastādīt aktu par faktisko situāciju, bet dokumentu iztrūkuma gadījumā - nekavējoties informēt Latvijas Nacionālo arhīvu.
- ilgstoši nav veikta dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude (49 institūcijās – 20 % no pārbaudīto skaita)
Arī šī jau daudzus gadus ir viena no biežāk konstatētajām neatbilstībām institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldībā. Laika gaitā šajā jomā būtiski uzlabojumi nav novēroti, tāpēc joprojām augsts arhīva dokumentu saglabāšanas risks rodas institūciju reorganizācijas vai likvidācijas procesos, kad ilgstoši netiek veiktas dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes un atbildīgie darbinieki bieži vien neorientējas reorganizēto vai likvidēto institūciju dokumentos, kā arī – atsevišķos gadījumos pat nav informēti par konkrētu šo dokumentu atrašanās vietu. Institūcijas dažkārt nepārzin vai ignorē normatīvo aktu prasības un neveic ne kārtējās dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes (vienu reizi astoņos gados vai retāk, ja arhīva dokumentu apjoms ir liels), ne arī papildu pārbaudes pēc dokumentu pārvietošanas uz citu telpu, ārkārtas situācijās saistībā ar arhīva dokumentiem, kā arī, mainoties par arhīvu atbildīgajiem darbiniekiem. Pirms pastāvīgi glabājamo dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajam arhīvam ir veicama papildu pārbaude, kad nereti atklājas dokumentu iztrūkums, kurš iepriekš nav ticis konstatēts. Šādos gadījumos institūcijai ir jāveic zudušo arhīva dokumentu meklēšana. Gadījumos, kad dokumenti tomēr nav atrodami, ir jāveic zudušo pastāvīgi glabājamo dokumentu izslēgšana no nacionālā dokumentārā mantojuma un tikai tad var pabeigt to nodošanu Latvijas Nacionālajam arhīvam.
Atbilstoši normatīvajam regulējumam, dokumentu izslēgšana no nacionālā dokumentārā mantojuma ir laika ziņā diezgan gara procedūra, kas var aizkavēt institūcijas dokumentu nodošanu pastāvīgā valsts glabāšanā, tāpēc iesakām institūcijām regulāri veikt dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, lai laicīgi atklātu iespējamos dokumentu zudumus un veiktu to meklēšanu.
Dažkārt institūcijas neizprot arhīva dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes nepieciešamību un to veic formāli, noformējot aktu, bet dokumentus faktiski nepārbauda. Pat ja faktiskais dokumentu zudums, iespējams, ir noticis agrāk, esošie darbinieki ir atbildīgi par dokumentu zudumu, ja pēc stāšanās amatā savlaicīgi nav veikuši dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi. Šādas un līdzīgas situācijas iepriekš un arī 2024. gadā ir rezultējušās ar administratīvā pārkāpuma procesa ierosināšanu un soda piemērošanu.
Dokumentu iztrūkumu vai bojājumu gadījumos aicinām atbildīgos darbiniekus nekavējoties informēt par to Latvijas Nacionālo arhīvu un savlaicīgi uzsākt dokumentu meklēšanu vai, dokumentu bojājumu gadījumā - dezinfekciju, pārvietošanu u.c. pasākumus, lai zudušos dokumentus atrastu, bet fiziski bojātus dokumentus iespēju robežās saglabātu.
- nav noteikta dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība (25 institūcijās – 10 % no pārbaudīto skaita)
Arhīvu inspekcijas 2024. gadā veiktajās pārbaudēs šī neatbilstība salīdzinājumā ar 2023.gadu ir būtiski samazinājusies. Lai dokumentu un arhīva pārvaldība noritētu atbilstoši normatīvo aktu prasībām, institūcijām ir jāsakārto iekšējie procesi: jāizstrādā un jāizdod iekšējie normatīvie akti; jānosaka atbildīgie darbinieki, to pienākumi un amatu atbildības robežas; jānosaka dokumentu un arhīvu pārvaldības kontroles mehānismi.
Pārbaužu gaitā konstatēts, ka ne vienmēr atbildīgais par dokumentu un arhīva pārvaldību saprot savas atbildības un kompetences robežas, it īpaši saistībā ar elektroniskajām dokumentu pārvaldības sistēmās, elektroniskajiem dokumentiem un dažādām informācijas sistēmām. Institūcijām, kuras nelieto elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas un elektroniskos dokumentus glabā biroja e-pasta serverī vai mākoņkrātuvē, bet neveido elektronisko dokumentu mapes, reizēm ir problēmas ar dokumentu atrašanu, jo lietas netiek veidotas atbilstoši dokumentu klasifikācijas shēmai. Šādas situācijas rodas, kad nav reglamentēti iekšējie dokumentu pārvaldības procesi un darbinieks īsti nesaprot savus pienākumus un tā robežas.
Lai dokumentu un arhīvu pārvaldības procesi ritētu veiksmīgi, katram darbiniekam ir jāzina un jāizprot savi pienākumi un atbildība par to izpildi, tad viņš spēs nodrošināt visu institūcijas dokumentu radīšanu, saglabāšanu, izmantošanu atbilstoši normatīvo aktu prasībām un arhīviski vērtīgo dokumentu savlaicīgu nodošanu pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam.
Institūcijās ar nelielu darbinieku skaitu (piemēram, zvērinātu notāru un zvērinātu tiesu izpildītāju biroji) dokumentu un arhīvu pārvaldības procesus var organizēt vienkāršoti, ja katra darbinieka amata pienākumi un atbildība ir noteikta darbinieku darba līgumos vai amata aprakstos.
- ilgstoši nav veikta pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu sagatavošana glabāšanai un dokumentu klasifikācijas shēmu un uzziņu sistēmu saskaņošana ar LNA (21 institūcijās - 9 % no pārbaudīto institūciju skaita)
2024.gada 7.maijā tika pieņemti jauni Ministru kabineta noteikumi Nr. 282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”. Jaunajos noteikumos nav izmaiņu termiņos, kādos institūcijām jāveic arhīva dokumentu sakārtošana: piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām ir jāsakārto pastāvīgi un ilgstoši glabājamie dokumenti, jāveic to aprakstīšana un uzziņu sistēmu saskaņošana ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Ja institūcija nespēj savlaicīgi sagatavot arhīva dokumentus glabāšanai, tad termiņa pagarinājums jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas termiņi attiecināmi uz visiem institūcijas pastāvīgi un ilgstoši glabājamiem dokumentiem, neatkarīgi no to veida, formas, nesējvides, tostarp foto, audio, audiovizuālajiem un elektroniskajiem dokumentiem.
Veicot pastāvīgi glabājamo dokumentu sagatavošanu glabāšanai jāņem vērā vēl kāda būtiska normatīvo aktu prasība, proti, Arhīvu likuma 6. panta otrā daļa nosaka, ka elektroniskie dokumenti un dokumenti, kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa un kuri uztverami un izmantojami ar attiecīgu iekārtu palīdzību (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas un skaņu dokumenti), tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā ne vēlāk kā piecus gadus pēc to radīšanas vai saņemšanas, ja citā likumā nav noteikts citādi. Tātad institūcijām, kuras arhīva dokumentu sagatavošanu glabāšanai atliek uz pēdējo brīdi vai būtiski iekavē, jārēķinās ar to, ka pastāvīgi glabājamie elektroniskie (tekstuālie) dokumenti un dokumenti, kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa, būtu nododami Latvijas Nacionālajam arhīvam tūlīt pēc to sagatavošanas glabāšanai, atšķirībā no papīra dokumentiem, kurus institūcijas nodod pastāvīgā valsts glabāšanā pēc 15 gadiem.
Saskaņā ar izmaiņām normatīvajos aktos, Latvijas Nacionālais arhīvs saskaņo dokumentu nodošanu un pieņemšanu pastāvīgā valsts glabāšanā nākamajam kalendāra gadam līdz kārtējā gada 1. martam. Lai dokumentu nodošanas pastāvīgā valsts glabāšanā procesi būtu prognozējami, aicinām institūcijas savlaicīgi plānot un organizēt gan arhīva dokumentu sagatavošanu glabāšanai, gan to nodošanu Latvijas Nacionālajam arhīvam.
Ilgstoša institūcijas arhīva dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas iekavēšana var radīt būtiskus dokumentu zudumus, it īpaši gadījumos, kad tiek mainītas ēkas, telpas, vadītāji, personāls utt. Arī pēc institūciju reorganizācijas vēlams nekavēt reorganizēto institūciju pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšanu. Jo ilgāks laiks pagājis pēc reorganizācijas, jo grūtāk identificēt visas faktiskās dokumentu glabāšanas vietas, tostarp datu serverus, informācijas sistēmas utt.
- nav norīkotas par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās personas un noteikti to pienākumi (16 institūcijās - 7 % no pārbaudīto institūciju skaita)
Arhīvu inspekcijas pārbaužu gaitā joprojām konstatē gadījumus, kad institūcijās nav norīkotas par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās personas un noteikti to pienākumi. Normatīvie akti precīzi nenosaka kādā veidā vai kādā dokumentā atbildīgās personas un to pienākumi būtu nosakāmi, tātad institūcijām ir iespēja izvēlēties savai struktūrai, funkcijām un darba organizācijai atbilstošāko veidu un kārtību.
Ja tomēr dokumentu un arhīva pārvaldības pienākumi institūcijā nav deleģēti konkrētiem darbiniekiem, institūcijas vadītājs ir atbildīgs par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības ievērošanu, atbilstoši Arhīvu likuma 4.panta piektajā daļā noteiktajam.
2024.gadā Arhīvu inspekcijas veiktajās pārbaudēs konstatētas arī citas neatbilstības dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā, piemēram, dokumentu klasifikācijas shēmās netiek iekļauti visi institūcijas radītie un saņemtie dokumenti; nosakot dokumentu glabāšanas termiņus, netiek izvērtēts dokumentu saturs; dokumentu grupēšana lietās notiek neatbilstoši prasībām (lietās ievietoti dokumenti ar dažādiem glabāšanas termiņiem); arhīvglabātavās netiek nodrošināta atbilstoša dokumentu saglabāšanas vide u.c.); īslaicīgi glabājamie dokumenti tiek iznīcināti pirms Akta par dokumentu atlasi iznīcināšanai saskaņošanu ar Latvijas Nacionālo arhīvu, tomēr šīs neatbilstības nav sistemātiskas un vairumā gadījumu tiek savlaicīgi novērstas.
Pēdējos gados ir parādījusies arī jauna tendence saistībā ar elektroniskajām dokumentu vadības sistēmām – dažkārt tajās dokumentu mapēm netiek norādīts institūcijas dokumentu klasifikācijās shēmā noteiktais lietas indekss. Arī dokumenta rekvizītos norādītais dokumenta Nr. atspoguļo tikai dokumenta izstrādāšanas gadu un kārtas numuru, tātad ārpus dokumentu vadības sistēmas ir grūti identificēt, kurai lietai attiecīgais dokuments ir piederīgs. Šāda prakse nav ieteicama, it īpaši lielām institūcijām ar sarežģītu struktūru un kopīgu dokumentu pārvaldības sistēmu, jo tādējādi konkrētas institūcijas dokumentu pārvaldība sistēmā ir nepārskatāma, nesaistīta ar dokumentu klasifikācijas shēmu.
Normatīvie akti neparedz kā obligātu prasību dokumenta reģistrācijas numurā ietvert arī lietas indeksu, tomēr tas būtiski atvieglo dokumenta identifikāciju atbilstoši dokumentu klasifikācijas shēmai.
Arhīvu inspekcija, apkopojot pārbaužu gaitā saņemto informāciju, secina, ka cēloņi neatbilstībām dokumentu un arhīvu pārvaldībā ir dažādi, tomēr vairumā gadījumu tās ir darbinieku nepietiekamas zināšanas (normatīvo aktu nepārzināšana, nepietiekama profesionālā kvalifikācija konkrētajā jomā). Atbildīgajiem darbiniekiem bieži trūkst praktiskās pieredzes dokumentu un arhīvu pārvaldībā, kā arī ir nepietiekamas iemaņas darbā ar elektroniskajiem dokumentiem un informācijas sistēmām. Nelielās institūcijās darbinieku apjomīgā darba noslodze amatos, kuros galvenā prioritāte ir institūcijas pamatfunkciju nodrošināšana, bet arhīvs ir papildu pienākums, kā arī darbinieku biežā mainība, neveicina attiecīgo darbinieku zināšanu un prasmju attīstību un pilnveidošanu.
Administratīvie pārkāpumi dokumentu un arhīva pārvaldībā
2024.gadā Arhīvu inspekcija uzsāka septiņus administratīvā pārkāpuma procesus par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības pārkāpumiem institūcijās. Par izdarītajiem pārkāpumiem sešas personas sauktas pie administratīvās atbildības; viens process izbeigts. 2024.gadā Arhīvu inspekcijā netika saņemtas sūdzības par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības pārkāpumiem.
Latvijas Nacionālā arhīva mērķis ir nodrošināt nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanu, uzkrāšanu, izvērtēšanu, saglabāšanu, pieejamību un izmantošanu, nodrošinot atbilstošu dokumentu un arhīvu pārvaldību. Un šis mērķis ir kopīgs gan Latvijas Nacionālajam arhīvam, gan institūcijām, kuras ir nacionālā dokumentārā mantojuma radītājas. Tikai savstarpēji sadarbojoties, šo mērķi ir iespējams sasniegt.
Informāciju apkopoja LNA Arhīvu inspekcijas vadītāja Arta Rengarte