2023.gadā Latvijas Nacionālā arhīva Arhīvu inspekcija (turpmāk – Arhīvu inspekcija) veica 349 pārbaudes, tai skaitā:
No pārbaudītajām institūcijām 25 (7,5 %) dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība atbilst normatīvo aktu prasībām.
Visbiežāk sastopamā neatbilstība normatīvo aktu prasībām institūcijās dokumentu un arhīvu pārvaldībā 2023.gadā bija darbinieku rīcībā esošo dokumentu nodošanas – pieņemšanas neveikšana, mainoties institūcijas personālam. Šī neatbilstība atkārtojas gadu no gada un situācija faktiski neuzlabojas, bet arī būtiski nepasliktinās. Lai gan Arhīvu inspekcija pārbaudes rezultātā norāda uz konkrētās institūcijas kļūdām un neatbilstībām dokumentu un arhīvu pārvaldībā, šis norādījums ne vienmēr tiek ņemts vērā.
Jāatzīst, ka vairumā gadījumu šāda atbildīgo darbinieku rīcība, kas faktiski kvalificējama kā bezdarbība, nav apzināta un ļaunprātīga, tomēr var ietekmēt dokumentu saglabāšanas nodrošināšanu institūcijā. Īpaši svarīga dokumentu nodošanas – pieņemšanas procedūra ir institūciju reorganizācijas gadījumos, jo bieži vienlaikus ar darbinieku nomaiņu tiek mainīti darba kabineti, arhīva telpas un citas dokumentu atrašanās vietas, t.sk. tiek mainītas vai netiek fiksētas elektronisko dokumentu atrašanās vietas (serveri, cietie diski, mākoņkrātuves u.c.).
Gadījumos, kad institūcijas bijušie darbinieki nav nodevuši savā rīcībā un atbildībā esošos dokumentus, jaunajiem darbiniekiem pēc iespējas ātrāk nepieciešams organizēt dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi un sastādīt aktu par faktisko situāciju, bet dokumentu iztrūkuma gadījumā - nekavējoties informēt Latvijas Nacionālo arhīvu.
Pastāvīgi vai ilgstoši glabājamo dokumentu iztrūkums ir būtisks dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības pārkāpums, par kuru piemērojams administratīvais sods.
Arhīvu inspekcijas pārbaudēs konstatēts, ka gandrīz katra piektā pārbaudītā institūcija nav sakārtojusi savus dokumentu un arhīva pārvaldības iekšējos procesus: nav izdoti iekšējie normatīvie akti; nav skaidri un konkrēti noteikti darbinieku pienākumi un amatu atbildības robežas; nav saprotami kontroles mehānismi. Atsevišķos gadījumos ir konstatētas situācijas, kad atbildīgais par dokumentu un arhīva pārvaldību uzskata, ka viņš atbild tikai par papīra formas dokumentiem un par elektroniskajiem dokumentiem atbild kāds cits, bet institūcijas iekšējos dokumentos nekas nav minēts par atšķirīgiem atbildīgajiem papīra un elektroniskajiem dokumentiem. Bieži ir problēma institūcijām, kuras nelieto elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas un, piemēram, saņemtos un nosūtītos elektroniskos dokumentu glabā biroja e-pasta serverī vai privātajā mākoņkrātuvē, bet neveido elektronisko dokumentu mapes, kas atbilstu institūcijas izstrādātajai lietu nomenklatūrai. Šādas situācijas rodas, kad nav reglamentēti iekšējie dokumentu pārvaldības procesi un darbinieks īsti nesaprot savus pienākumus un tā robežas. Lai dokumentu un arhīvu pārvaldības procesi ritētu veiksmīgi, katram darbiniekam ir jāzina savi pienākumi, tiesības un jāizprot iekšējā darba organizācija, jo tikai kompetents darbinieks spēs nodrošināt visu institūcijas dokumentu radīšanu, saglabāšanu, izmantošanu atbilstoši normatīvo aktu prasībām un arhīviski vērtīgo dokumentu savlaicīgu nodošanu pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam.
Ja institūcijā ir neliels darbinieku skaits (piemēram, zvērinātu notāru un zvērinātu tiesu izpildītāju biroji) un institūcijas vadītājs uzskata, ka dokumentu un arhīva pārvaldības procesu organizēšanai iekšējie normatīvi nav nepieciešami, tad detalizētāk amata pienākumus un atbildību iesakām noteikt darbinieku darba līgumos vai amata aprakstos. Ja tomēr dokumentu un arhīva pārvaldības pienākumi institūcijā nav deleģēti konkrētiem darbiniekiem, institūcijas vadītājs ir atbildīgs par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības ievērošanu, atbilstoši Arhīvu likuma 4.panta piektajā daļā noteiktajam.
Šī ir viena no biežāk konstatētajām neatbilstībām institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldībā. Salīdzinot ar 2022.gadu nedaudz ir samazinājies to institūciju skaits, kurās savlaicīgi netiek veiktas dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, tomēr būtiski uzlabojumi nav novēroti. Īpašs risks rodas institūciju reorganizācijas vai likvidācijas procesos, kad bijušie par dokumentu un arhīvu pārvaldību atbildīgie darbinieki nav veikuši dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes un nav nodevuši jaunajiem darbiniekiem ne aktīvās dokumentu pārvaldības lietas, ne institūcijas arhīva dokumentus.
Institūcijas samērā bieži nerespektē normatīvo aktu prasības un neveic ne kārtējās dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes (vienu reizi astoņos gados vai retāk, ja arhīva dokumentu apjoms ir liels), ne arī papildu pārbaudes pēc dokumentu pārvietošanas uz citu telpu, ārkārtas situācijās saistībā ar arhīva dokumentiem, kā arī, mainoties par arhīvu atbildīgajiem darbiniekiem. Papildu pārbaude, no kuras nav iespējams izvairīties, tiek veikta pirms pastāvīgi glabājamo dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajam arhīvam, kad nereti atklājas dokumentu iztrūkums, kurš iepriekš nav ticis konstatēts.
2023.gadā tika novērota arī kāda pozitīva tendence – institūcijas, kurām ārkārtas situāciju (dokumentu samirkšana dabas stihiju rezultātā bojātu jumtu dēļ u.c.) laikā tika bojāti arhīviski vērtīgi dokumenti, nekavējoties par to informēja Latvijas Nacionālo arhīvu un lūdza konsultācijas par rīcību ar samirkušajiem dokumentiem un faktu fiksēšanu.
Institūcijas arhīva dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes dažkārt veic formāli, noformē aktu par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi, bet dokumentu faktiskās pārbaudes nav veiktas un aktos tiek vienkārši pārrakstīti dati no uzziņu sistēmām, tādējādi radot maldīgu priekšstatu, ka ar arhīva dokumentiem viss ir kārtībā. Šādus gadījumus ne vienmēr izdodas pārbaudes gaitā konstatēt un patiesais dokumentu iztrūkums, kā jau iepriekš minēts, tiek atklāts pirms to nodošanas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam. Pat ja faktiskais dokumentu zudums, iespējams, ir noticis jau agrāk, esošie darbinieki ir atbildīgi par dokumentu zudumu, ja pēc stāšanās amatā savlaicīgi nav veikuši dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi. Šādas situācijas var rezultēties ar administratīvā pārkāpuma procesa ierosināšanu un soda piemērošanu.
Dokumentu iztrūkumu vai bojājumu gadījumos institūcijas pareizākā rīcība ir nekavējoties informēt par to Latvijas Nacionālo arhīvu un savlaicīgi uzsākt dokumentu meklēšana vai, dokumentu bojājumu gadījumā - dezinfekciju, pārvietošanu u.c. pasākumus, lai zudušos dokumentus atrastu, bet fiziski bojātus dokumentus iespēju robežās saglabātu.
Saskaņā ar normatīvo aktu prasībām institūcijām piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām ir jāsakārto pastāvīgi un ilgstoši glabājamie dokumenti, jāveic to aprakstīšana un uzziņu sistēmu saskaņošana ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Ja institūcija nespēj savlaicīgi sagatavot arhīva dokumentus glabāšanai, tad termiņa pagarinājums jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas termiņi attiecināmi uz visiem institūcijas pastāvīgi un ilgstoši glabājamiem dokumentiem, neatkarīgi no to veida, formas, nesējvides, tostarp foto, audio, audiovizuālajiem un elektroniskajiem dokumentiem.
Veicot pastāvīgi glabājamo dokumentu sagatavošanu glabāšanai jāņem vērā vēl kāda būtiska normatīvo aktu prasība, proti, Arhīvu likuma 6. panta otrā daļa nosaka, ka elektroniskie dokumenti un dokumenti, kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa un kuri uztverami un izmantojami ar attiecīgu iekārtu palīdzību (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas un skaņu dokumenti), tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā ne vēlāk kā piecus gadus pēc to radīšanas vai saņemšanas, ja citā likumā nav noteikts citādi. Tātad institūcijām, kuras arhīva dokumentu sagatavošanu glabāšanai atliek uz pēdējo brīdi vai būtiski iekavē, jārēķinās ar to, ka pastāvīgi glabājamie elektroniskie dokumenti un dokumenti, kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa, būtu nododami Latvijas Nacionālajam arhīvam tūlīt pēc to sagatavošanas glabāšanai, atšķirībā no papīra dokumentiem, kurus institūcijas nodod pastāvīgā valsts glabāšanā pēc 15 gadiem.
Lai Latvijas Nacionālā arhīva dokumentu komplektēšanas procesi būtu prognozējami, aicinām institūcijas savlaicīgi plānot un organizēt gan arhīva dokumentu sagatavošanu glabāšanai, gan to nodošanu pastāvīgā valsts glabāšanā.
Praksē pierādījies, ka ilgstoša institūcijas arhīva dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas iekavēšana var radīt būtiskus dokumentu zudumus, it īpaši pēc institūciju reorganizācijas, kad tiek mainītas ēkas, telpas, vadītāji, personāls utt. Šādās situācijās saskaramies ar jauno darbinieku neizpratni un neziņu, ko darīt ar reorganizēto institūciju dokumentiem, kam jāveic to sakārtošana, kur tie būtu jāglabā, kurš par tiem ir atbildīgs. Ja šāda situācija radusies, iesakām vispirms informēt savu tiešo vadītāju un sazināties ar Latvijas Nacionālā arhīva speciālistiem, lai apspriestu problēmas un to risinājumus.
2023.gadā Arhīvu inspekcijas veiktajās pārbaudēs konstatētas arī citas neatbilstības dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā, piemēram, lietu nomenklatūrā netiek iekļauti visi institūcijas radītie un saņemtie dokumenti; dokumentu satura izvērtēšana veikta pavirši, nosakot neatbilstošu glabāšanas termiņu; dokumentu grupēšana lietās notiek neatbilstoši prasībām (lietās ievietoti dokumenti ar dažādiem glabāšanas termiņiem); dokumentiem nav nodrošināts juridiskais spēks (trūkst paraksta vai datuma); arhīvglabātavās netiek nodrošināta atbilstoša dokumentu saglabāšanas vide u.c.), tomēr šīs neatbilstības nav sistemātiskas un vairumā gadījumu tiek savlaicīgi novērstas.
Salīdzinot 2023.gada un iepriekšējo gadu Arhīvu inspekcijas pārbaužu rezultātus, jāsecina, ka visi šajā apkopojumā minētie institūcijās biežāk konstatēto neatbilstību veidi paliek nemainīgi, nedaudz mainās tikai to procentuālais apjoms.
Arhīvu inspekcija, apkopojot pārbaužu gaitā saņemto informāciju, secina, ka cēloņi dažādām neatbilstībām dokumentu un arhīvu pārvaldībā ir sekojoši: darbinieku nepietiekamas zināšanas (normatīvo aktu nepārzināšana, nepietiekama izglītība konkrētajā jomā); nepietiekamas iespējas saņemt kvalitatīvas apmācības kursu vai semināru veidā; praktiskās pieredzes trūkums dokumentu un arhīvu pārvaldībā; nepietiekamas iemaņas darbā ar elektroniskajiem dokumentiem, dažādām informācijas sistēmām; grūti pieejami speciālisti-konsultanti lielu elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu lietošanā (piemēram, gadījumos, kad vienas pašvaldības visas iestādes lieto vienu sistēmu un iespējamie konsultanti koncentrēti novada centrā); liela darba noslodze amatos, kuros galvenā prioritāte ir institūcijas pamatfunkciju nodrošināšana, bet arhīvs ir papildu pienākums; darbinieku mainība, kas daļēji saistīta ar augstām profesionālajām prasībām pret salīdzinoši zemu atlīdzību lietvedības un arhīva darba speciālistiem.
2023.gadā Arhīvu inspekcija uzsāka divus un turpināja vienu administratīvā pārkāpuma procesu par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības pārkāpumiem institūcijās. Par izdarītajiem pārkāpumiem divas persona sauktas pie administratīvās atbildības, piemērojot sodu; viens process izbeigts. Atsevišķos gadījumos par maznozīmīgiem dokumentu un arhīvu pārvaldības pārkāpumiem tika izteikti aizrādījumi amatpersonām un atbildīgajiem darbiniekiem.
2023.gadā Arhīvu inspekcijā netika saņemtas sūdzības no fiziskām vai juridiskām personām par iespējamiem dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības pārkāpumiem institūcijās.
Atgādinām, ka Arhīvu inspekcijas uzdevums nav formāli piemērot administratīvo sodu par izdarīto pārkāpumu, bet gan īstenot Arhīvu likuma mērķi - nodrošināt nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanu, uzkrāšanu, izvērtēšanu, saglabāšanu, pieejamību un izmantošanu, īstenojot atbilstošu dokumentu un arhīvu pārvaldību. Un šis mērķis ir kopīgs gan Latvijas Nacionālajam arhīvam, gan institūcijām, kuras ir nacionālā dokumentārā mantojuma radītājas.
Informāciju apkopoja: